Заблаговременное бронирование железнодорожных билетов и другие способы уменьшить расходы на командировки сотрудников

Аналитики прогнозируют, что в условиях постепенной глобализации бизнеса сумма, выделяемая предприятиями и организациями на командировки сотрудников, возрастет до 20% от общего объема расходов. В таких условиях компаниям просто необходимо жестко контролировать бюджеты командировок и использовать регламенты, которые помогут выездным специалистам экономить деньги работодателя. В данном случае речь идет не о сокращении затрат в ущерб качеству производимой продукции, а о рациональном использовании материальных и денежных ресурсов, грамотной оптимизации расходов.

Существует достаточно много способов достижения намеченной цели. Можно, в частности, значительно уменьшить стоимость проживания сотрудников и транспортные расходы. В последнем случае речь идет об отказе от дорогостоящих авиаперелетов в пользу железнодорожного транспорта. Многие люди знают о том, что заблаговременное бронирование железнодорожных билетов позволяет добраться до пункта назначения примерно на 20-30% дешевле. Практику предварительного заказа документов на проезд могут легко взять на вооружение те компании, которые часто отправляют работников в командировки. Что касается оптимизации расходов на проживание, то в большинстве случаев дорогие гостиницы без проблем заменяются посуточной арендой квартир. В съемных апартаментах предлагается ничуть не меньший уровень комфорта, но стоят они в разы дешевле фешенебельных отелей.

Если работодатель считает оптимизацию затрат на командировки слишком трудоемким занятием, то он может обратиться за помощью в специализированные консалтинговые компании, аутсорсинговые ресурсы которых позволяют в кратчайшие сроки добиваться отличных результатов. Сотрудничество со специализированными фирмами является оптимальным вариантом, потому что они:

• имеют прямые контакты с перевозчиками, арендаторами жилья и другими провайдерами услуг;
• отслеживают наличие железнодорожных билетов и их стоимость, планируют наиболее эффективный график командировок;
• предлагают адекватные цены, а нередко и очень выгодные, эксклюзивные тарифы;
• занимаются решением всех организационных вопросов.

Несмотря на то что работа со сторонней фирмой – это самый предпочтительный вариант, уменьшить расходы на командировки можно и силами штатных сотрудников. Главное - то, что о решении этой проблемы стоит задуматься уже сегодня, если, конечно, вас заботит развитие бизнеса и перспективы на будущее.